AULA 11 – Como Criar Mala Direta no Word

A mala direta é um recurso de marketing direto através de correspondências. Nela cria-se um documento de texto padronizado que será enviado a vários destinatários diferentes (pessoas ou empresas), parte do seu conteúdo é personalizado para cada destinatário contendo seus dados pessoais ou empresariais.

No Microsoft Office Word podemos usar o recurso mala direta para criar vários documentos (cartas, etiquetas, Envelopes, e-mails) padronizados e personalizados de um modo bem prático e rápido.

COMO CRIAR UMA MALA DIRETA

Para facilitar o entendimento de como criar uma mala direta no Word, irei dividir o processo em 7 partes.

 

PARTE 1: Formate o layout da página onde será inserida a mensagem padronizada

Nesta parte personalizamos a página onde vamos inserir a mensagem da mala direta.

Use o menu LAYOUT DA PÁGINA.

 

PARTE 2: Crie e formate o texto da mensagem padronizada

Nesta parte inserimos e formatamos (editamos) o texto da mala direta.

Use o menu PÁGINA INICIAL

EXEMPLO DE MENSAGEM

mala direta exemplo de mensagem

PARTE 3: Crie a lista de destinatários para a mala direta

Nesta parte cadastramos em um banco de dados uma lista de destinatários que usaremos para personalizar e enviar o texto padrão da mala direta.

  1. Clique no menu Correspondências

menu correspondencias word

  1. Clique na opção Selecionar Destinatários

menu correspondencias - selecionar destinatarios

  • Digitar Nova Lista – Aqui podemos cadastrar uma nova lista de destinatários que usaremos para personalizar as mensagens de mala direta.
  • Usar Lista Existente – Podemos usar uma lista já cadastrada e salva como um arquivo de banco de dados no computador.
  • Selecionar nos Contatos do Outlook – Se tivermos o programa Microsoft Office Outlook instalado e configurado com nossa conta de e-mail no computador, podemos usar a lista de contatos do Outlook para personalizar as mensagens de mala direta.

Aqui focaremos na criação de uma nova lista de destinatários.

3. Clique na opção Digitar Nova Lista

selecionar destinatarios - Digitar Nova Lista

  1. Insira as informações de cada destinatário da mala direta

Digitar nova lista de destinatarios                    a. Clique no botão Nova Entrada para cadastrar cada destinatário.

                    bDepois de cadastrar todos os destinatários clique no botão OK

Personalizar a lista de destinatários da mala direta

 

Podemos personalizar as colunas da tabela que armazena a lista de destinatários.

  1. Clique no botão Personalizar Colunas

lista de destinatarios - personalizar colunas

2. Selecione os nomes das colunas criadas para exclui-las ou criar novas colunas
lista de destinatarios - botoes personalizar colunas

EXEMPLO DE LISTA DE DESTINATÁRIOS PERSONALIZADA E CRIADA

Lista de destinatarios - exemplo

  1. Salvar a Lista de destinatários

salvar a lista de destinatarios                   a. Escolha o local onde salvará a lista de destinatários.

b. Escreva o nome da lista de destinatários.

c. Clique no botão Salvar.

 

PARTE 4: Insira os campos de mesclagem na mensagem

Os campos de mesclagem carregam as informações personalizadas de cada destinatário na mala direta.

  1. Clique na mensagem onde deseja inserir a informação personalizada para cada destinatário.
  1. Clique na opção Inserir Campo de Mesclagem do menu Correspondências

menu correspondencias - inserir campo de mesclagem

  1. Clique no campo que deseja inserir na mensagem

*O campo de mesclagem inserido aparecerá como <<CAMPO>> na mensagem.

EXEMPLO – Campos de mesclagem na mensagem

Campos de mesclagem - exemplo

PARTE 5: Visualize e ajuste os resultados das mensagens que serão geradas

  1. Clique na opção Visualizar Resultados do menu Correspondências.

menu correspondencias - visualizar resultados

  1. Navegue entre todas as mensagens que serão geradas pelo recurso mala direta

a. Use a sessão Visualizar Resultados do menu Correspondências.

menu correspondencias - sessao visualizar resultados

PARTE 6: Gerar as mensagens

  1. Clique na opção Concluir e Mesclar

menu correspondencias - opção Concluir e Mesclar

  1. Escolha a forma de criação das mensagens

a. Editar Documentos individuais: Esta forma abre um novo arquivo do Microsoft Office Word com todas as mensagens criadas.

b. Imprimir documentos: Esta forma abre diretamente as opções de impressão das mensagens criadas

c. Enviar Emails: Abre o Microsoft Office Outlook para envio das mensagens por e-mail para cada destinatário. Neste caso deve-se ter uma coluna na lista de destinatários com o endereço de e-mail de cada um.

  1. Escolha para quais destinatários da lista vai criar as mensagens

a. Escolha para quais dos destinatários da lista vai criar as mensagens

b. Clique no botão OK

Mala direta - submenu Concluir e Mesclar

PARTE 7: Salvar ou imprimir as mensagens

Esta parte é realizada no caso de ter usado a opção “Editar Documentos individuais” será criado um novo arquivo do Word para que possa salvar todas as mensagens da mala direta no seu computador ou em outro local para posterior impressão.